Каждый день мы сталкиваемся с огромным количеством дел при ограниченном количестве времени на их реализацию. Что делать? Как сконцентрироваться на тех делах, которые приведут Вас к цели? Предлагаем познакомиться с матрицей Эйзенхауэра, которая создана для анализа текущих дел и определение тех, которые надо делать, и тех, от которых возможно придется отказаться.
Дуайт Эйзенхауэр был генералом, а в дальнейшем стал президентом США. Оставил в ряду наследий “матрицу”, которую активно сам использовал при достижении своих целей. Эта матрица является простым вспомогательным средством, для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.
Согласно этой матрице, все дела можно оценить, используя критерии «срочность – важность» и в соответствии с этим, расставить приоритеты при выполнении данных дел.
Как мы можем оценить «важность» какого-либо дела или мероприятия? Мероприятие получает статус «важное», если оно напрямую связано с результатом, т.е. с достижением запланированных Вами целей. Если мероприятие действительно важно, то оно вносит существенный вклад в реализацию Ваших ключевых целей.Статус «срочное» мероприятие получает, в том случае, если его не сделать в указанный срок, то в дальнейшем выполнение данного дела вообще теряет смысл. Рассмотрим четыре квадранта на таблице распределения времени.
Квадрант I — это область СРОЧНЫХ И ВАЖНЫХ дел. Разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи. Все это дела, требующие срочного внимания. Их обычно называют КРИЗИСАМИ, или ПРОБЛЕМАМИ. Всем нам время от времени приходится с ними сталкиваться. Сколько бы вы ни суетились в Квадранте I, отдавая ему уйму времени и сил, он будет беспрерывно расти, и, наконец, вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно, что плавать в шторм: вы отчаянно барахтаетесь, но волна следует за волной — и, словно щепку, выбрасывает вас на берег.
Квадрант II – ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ дела. Например, это планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия направленные на улучшение процессов, налаживание отношений, определение новых перспектив и др. Как мы видим данные дела, требуют проявления инициативы, ПРОАКТИВНЫХ действий, направленных на поиски возможностей. Если мы не обладаем ясным представлением о действительно важных вещах и целях, нам легко поддаться соблазну переключиться на что-нибудь более срочное.
Квадрант III. Некоторые люди посвящают львиную долю своего времени СРОЧНОМУ, НО НЕ ВАЖНОМУ. При этом они уверены, что находятся в Квадранте I. Они беспрестанно расходуют мыслительную и иную энергию на срочные дела, полагая, что срочное — и есть важное. СРОЧНЫЕ дела требуют нашей РЕАКЦИИ. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. В действительности срочность этих дел зачастую диктуется приоритетами и ожиданиями других людей.
Некоторых людей проблемы захлестывают буквально каждый день. Единственная радость — побег в мир НЕ ВАЖНЫХ И НЕ СРОЧНЫХ дел квадранта IV. Если обратиться к таблице, можно сказать, что 90% своего времени эти люди проводят в Квадранте I, а оставшиеся 10% — чуть ли не целиком в Квадранте IV. Деятельность Квадрантов II и III присутствуют в их жизни в ничтожных количествах.
Кстати, наши “ощущения” срочности-важности иногда играют с нами в разные игры. Как иллюстрацию приведем одно интересное исследование среди менеджеров среднего звена. Их попросили дать свою субъективную оценку своих дел, используя матрицу Эйзенхауэра. Вот их усредненные результаты:
Как мы можем видеть, менеджеры (по своим ощущениям) большую часть времени посвящают делам «срочны и важным», на втором месте стоят дела «важные, но не срочные». Как все замечательно! Но экспериментаторы решили проверить результаты, пронаблюдали за действиями данных менеджеров и вот что они получили на самом деле.
Большинство дел данных менеджеров оказались в квадрате «срочных, но не важных»! А на втором месте шел вообще квадрант «не срочных и не важных дел», т.е. картина была обратной!
Эффективные люди, то есть способные добиться жизненного успеха, держатся подальше от Квадрантов III и IV, потому что это область не важных дел, т.е. тех дел, которые не приближаю их к достижению поставленных целей! Результаты пребывания в данных квадрантах:
- Отсутствие достижения запланированных целей
- Кратковременный эффект
- Кризисное мышление
- Репутация хамелеона
- Взгляд на цели и планы как на что-то, не имеющее смысла
- Ощущение себя беспомощной жертвой
- Поверхностные или плохие отношения с окружающими
Они также стремятся свести к минимуму деятельность Квадранта I, посвящая львиную долю своего времени Квадранту II. Так как результатом пребывания в квадрате I будет:
- Постоянный стресс
- Самосожжение
- Кризисное мышление
- «Вечный бой» и тушение пожаров
Квадрант II — сердцевина, основа основ продуктивного образа жизни. Это — область НЕ СРОЧНЫХ, НО ВАЖНЫХ дел. Т.е. тех дел, которые максимально ориентированы на достижение запланированного. Эффективные люди ищут не проблемы, а возможности, не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками выхода. Они развивают в себе способность предвидения, просчитывают комбинацию на много ходов вперед. В их жизни также случаются авралы, но крайне редко. Запомните: в каждый момент своей жизни вы чем-то жертвуете. Если не срочным, бьющим в глаза, то более фундаментальным и архиважным. Даже если срочное ХОРОШО для вас, оно отвлекает силы от ЛУЧШЕГО.